SmartStaff4You: Der schnellste Weg für Unternehmer zu qualifiziertem Personal

In der Gastronomie- und Eventbranche ist Flexibilität der Schlüssel zum Erfolg. Doch wie begegnet man spontanen Personalengpässen, etwa, wenn mehr Gäste als erwartet eintreffen oder Veranstaltungen überraschend an Umfang zunehmen? Genau mit dieser Frage haben sich Ben Kiehl und Kolja Gärtner auseinandergesetzt – und mit großem Engagement eine Personalvermittlung ins Leben gerufen, die aufgrund ihrer Schnelligkeit und Qualität neue Standards setzt.

SmartStaff4You ist schon heute kein bloßer Dienstleister mehr. Die Firma ist ein Partner, der für Zusammenarbeit auf Augenhöhe, Zuverlässigkeit und Innovationsgeist steht. Mit einem besonderen Fokus auf junge Servicekräfte und ein durchdachtes System bieten Ben und Kolja Lösungen, die den Anforderungen im Hospitality- und Eventbereich vollumfänglich gerecht werden.

In diesem Gespräch unterhalten wir uns mit den Gründern über ihre berufliche Reise, ihre Herausforderungen und ihren Antrieb, ein modernes und inspirierendes Unternehmen zu führen.

Ben Kiehl und Kolja Gärtner im Interview

Herzlich willkommen bei Unternehmer Deutschlands, Ben und Kolja. Bevor wir tiefer in die Materie einsteigen, erzählt doch bitte kurz etwas zu euch und SmartStaff4You. Was macht euch und euer Unternehmen aus?

Kolja Gärtner: Vielen Dank für die Einladung! Und ja, natürlich, gern. Mein Name ist Kolja Gärtner und bevor ich mit Ben unser Unternehmen SmartStaff4You gegründet habe, war ich im Angestelltenverhältnis bei einer Personalvermittlung tätig. Unsere gemeinsame Firma ist heute ein moderner Personaldienstleister, der sich darauf spezialisiert hat, kurzfristig Arbeitskräfte für die Gastronomie-, Event- und Hotelbranche bereitzustellen. Im Fokus steht, unseren Kunden in stressigen Momenten die Last abzunehmen – sei es bei einem plötzlichen Ausfall von Mitarbeitern oder wenn einfach mehr Gäste als erwartet erscheinen. Insofern sind wir auf schnelle, unkomplizierte und qualitativ hochwertige Lösungen ausgerichtet.

Ben Kiehl: Mein Name ist Ben Kiehl, und meine berufliche Laufbahn begann zunächst im Finanzwesen. 2023 gründete ich dann Immoplug, ein Unternehmen, das heute internationale Kunden betreut und innovative Lösungen im Immobiliensektor bietet.

Aus der Erfahrung heraus, dass es in der Personalvermittlungsbranche oft an Flexibilität und Verlässlichkeit mangelt, entschied ich mich gemeinsam mit Kolja zur Gründung unseres Unternehmens. Unser Anspruch: maßgeschneiderte, effiziente Angebote, die den individuellen Anforderungen unserer Kunden gerecht werden.

Im Zentrum unseres Handelns stehen stets die Menschen – sowohl unser eigenes Team als auch unsere Kunden. Unser Ziel ist es, nachhaltige Partnerschaften zu schaffen, die langfristigen Mehrwert bieten. Dabei setzen wir auf einen unvoreingenommenen, pragmatischen Ansatz, der es uns ermöglicht, innovative und praxisnahe Strategien zu entwickeln – effizient, verlässlich und zukunftsorientiert.

Danke für diese spannende Einführung! Es klingt so, als hättet ihr mit SmartStaff4You genau den Nerv der Zeit getroffen. Wie kam es konkret zu der Idee, das Unternehmen zu gründen? Gab es einen Schlüsselmoment, der dazu geführt hat?

Kolja Gärtner: Die Idee ist tatsächlich aus meiner persönlichen Erfahrung entstanden. Ich habe eine Zeit lang als Barkeeper gearbeitet – damals vermittelt von einem Personaldienstleister. In diesem Zuge ist mir aufgefallen, wie oft es bei Arbeitsvermittlern an gut organisiertem, spontan einsetzbarem Personal mangelt. Gleichzeitig wurde mir klar, dass gewisse Jobs für viele Studierende, aber auch andere, eine tolle Möglichkeit sind, flexibel Geld zu verdienen. Also habe ich mir gedacht: Warum nicht eine Plattform schaffen, die diese Thematik aufgreift?

Anschließend berichtete ich Ben von meiner Idee, da wir bereits früher einmal gemeinsam an einem Projekt gearbeitet hatten. Ich wusste, dass wir gut miteinander kooperieren können und uns in unseren jeweiligen Fähigkeiten und Stärken positiv ergänzen. 

Ben Kiehl: Ich erinnere mich noch gut an das Gespräch mit Kolja, als er seine Idee mit mir teilte. Mir war sofort klar, dass darin enormes Potenzial steckt. Durch meine Erfahrung mit der Gründung meines Medienproduktionsunternehmens Immoplug im Jahr zuvor wusste ich, worauf es beim Aufbau eines Unternehmens ankommt. Also haben wir intensiv recherchiert, die Marktanforderungen analysiert und schließlich entschieden: Wir setzen das in die Tat um.

Eine spannende Ausgangssituation und Vision! Welche Hürden mussten denn zu Beginn gemeistert werden?

Kolja Gärtner: Am Anfang war es insbesondere der bürokratische Part, der uns einiges abverlangt hat. Die Lizenz für die Arbeitnehmerüberlassung zu bekommen, ist ein ziemlich aufwendiger Prozess. Man muss sich mit unzähligen Vorschriften auseinandersetzen, Antragsformulare ausfüllen und vor allem sehr viel rund um das Thema lernen. Das war definitiv eine große Herausforderung, vor allem, weil wir beide keine Erfahrung in diesem Bereich hatten.

Eine große Herausforderung bestand darin, Angebot und Nachfrage optimal aufeinander abzustimmen. Anfangs erarbeiteten wir gezielte Strategien, um sowohl einen verlässlichen Pool an Fachkräften aufzubauen als auch eine stabile Kundenbasis zu sichern. Durch gezielte Rekrutierungsmaßnahmen und enge Kommunikation mit unseren Partnern konnten wir diese Herausforderung erfolgreich meistern.

Ebenfalls zunächst nicht einfach war der Aufbau von Vertrauen. Gerade als junges Unternehmen mussten wir uns den Respekt und die Anerkennung unserer Kunden und Mitarbeiter erst erarbeiten. Von vielen wurden wir anfangs mit Skepsis betrachtet. Das hat uns aber nur noch mehr motiviert, unser Engagement sowie unsere Qualität unter Beweis zu stellen und damit langfristige Partnerschaften aufzubauen.

Respekt, das hört sich nach einer Phase an, die euch viel abverlangt hat. Und danach, dass ihr jede Menge lernen musstet. Jetzt, nachdem ihr als Dienstleister etabliert seid: Was würdet ihr sagen, macht euch im Vergleich zur Konkurrenz besonders?

Ben Kiehl: Eines der wesentlichen Alleinstellungsmerkmale ist sicherlich unser junges Team ohne strenge Chef-Mitarbeiter-Hierarchien. Wir arbeiten gemeinsam auf Augenhöhe und schaffen so ein Umfeld, in dem sich alle wohlfühlen können. Unsere Mitarbeiter sind weit mehr als nur Arbeitskräfte – sie sind das Fundament unseres Unternehmens. Deshalb legen wir großen Wert auf transparente Kommunikation, faire Bezahlung und individuelle Entwicklungsmöglichkeiten. Klare Karriereperspektiven und ein respektvolles Miteinander sind für uns essenziell.

Auch unsere Flexibilität ist ein wesentlicher Wettbewerbsvorteil. So konnten wir bereits Personal innerhalb von nur zwei Stunden bereitstellen – eine Leistung, die in der Branche nur selten realisierbar ist. Unsere Kunden vertrauen auf diese Schnelligkeit, weil sie wissen, dass wir auch unter höchstem Zeitdruck zuverlässig agieren. Wenn es darauf ankommt, sind wir der Partner, auf den sie sich verlassen können.

Kolja Gärtner: Größtes Alleinstellungsmerkmal ist allerdings die Qualität unserer Mitarbeiter, die wir über intensive Schulungen sicherstellen. Wir investieren viel Zeit und Energie, um unsere Teams perfekt auf ihre Aufgaben vorzubereiten. Von den Grundlagen im Service über die Interaktion mit Gästen bis hin zu speziellen Anforderungen wie dem richtigen Umgang mit exklusiven Events – unsere Leute erhalten regelmäßige und praxisorientierte Trainings. Durch diese Maßnahmen gewährleisten wir, dass sie ihre Aufgaben beherrschen und entsprechend selbstbewusst und professionell auftreten können. Diese Kombination aus Fachwissen, Auftreten und Engagement hebt uns deutlich von der Konkurrenz ab.

Eure Firmenphilosophie scheint neue Maßstäbe zu setzen. Dennoch hört man immer wieder von Vorurteilen über die Zeitarbeit. Wie begegnet ihr diesen und wie gelingt es euch, ein derart positives Bild zu vermitteln?

Kolja Gärtner: Viele Vorurteile, beispielhaft eine schlechte Bezahlung oder nur unzureichende Qualifikationen von Mitarbeitern, treffen auf uns nicht zu. Bei uns stehen die Menschen im Mittelpunkt, was sich in unserem gesamten Ansatz zeigt. Wir zahlen faire Löhne, meist über den gesetzlichen Mindestlohn hinaus, und leisten bei bestimmten Einsätzen auch Zuschläge. Alle Mitarbeiter sollen das Gefühl haben, dass ihre Arbeit wertgeschätzt wird – sowohl in finanzieller, aber auch in zwischenmenschlicher Hinsicht.

Ben Kiehl: Du bringst es auf den Punkt. Ein weiterer entscheidender Aspekt ist auch der respektvolle Umgang. Wir achten sehr darauf, dass alle unsere Mitarbeiter, unabhängig davon, ob kurz- oder langfristig eingesetzt, mit Wertschätzung und Achtung behandelt werden. Das beginnt bei uns im Hause und reicht bis zu den Kunden, mit denen wir zusammenarbeiten.

Alle eure Ansätze machen einen sehr durchdachten und menschlichen Eindruck – was sicherlich beachtlich ist. Was unsere Leser weiter interessieren würde: Mit welchen Kunden arbeitet ihr überwiegend zusammen und wie gelingt es euch, so flexibel auf deren Bedürfnisse einzugehen?

Kolja Gärtner: Unsere Kundschaft ist so vielfältig wie das Spektrum an Einsatzmöglichkeiten, welches wir bieten. Angefangen von renommierten Hotels und hochkarätigen Veranstaltern bis hin zu exklusiven Catering-Unternehmen – wir decken die dortigen Bedürfnisse an Personal professionell und zeitnah ab. Diese Vielfalt ist nicht nur für unsere Kunden von Vorteil, sondern auch für unsere Mitarbeiter. Jeder kann bei uns einen Einsatz finden, der seinen Stärken und Interessen entspricht. Einige bevorzugen die Tätigkeit in einem eleganten Hotel, wo Professionalität und Höflichkeit im Vordergrund stehen, andere wiederum fühlen sich bei dynamischen Veranstaltungen oder im kreativen Catering-Bereich wohler. Uns ist vor allem wichtig, dass unsere Leute Spaß an ihrem Job haben und somit ihre individuellen Fähigkeiten bestmöglich einbringen können.

Ben Kiehl: Aktuell wickeln wir den überwiegenden Teil unserer Aufträge in Berlin und der Umgebung ab, da wir hier unseren Schwerpunkt haben und unser Netzwerk gut etabliert ist. Doch auch über den Großraum hinaus sind wir schon aktiv geworden. Es gab bereits erfolgreiche Einsätze in anderen Regionen, etwa in München oder im Rhein-Ruhr-Gebiet. Das hat uns gezeigt, dass unser Konzept auch außerhalb Berlins gefragt ist und funktioniert – ein echter Ansporn!

Wow, die Zeichen stehen offensichtlich auf räumlicher Expansion! Und dabei wird es bestimmt nicht bleiben. Abschließend gefragt: Wo seht ihr SmartStaff4You in den kommenden Jahren und was ist weiter in Planung?

Ben Kiehl: Unsere Vision ist es, SmartStaff4You zu einer der führenden Personalvermittlungsagenturen in Deutschland zu machen. Aktuell liegt unser Fokus auf Berlin, aber wir arbeiten bereits daran, uns in andere Großstädte wie Hamburg, München und Köln auszuweiten. Die Nachfrage nach flexiblen, qualifizierten Mitarbeitern ist in vielen Branchen groß und wir sehen uns hier als Dienstleister, der mit schnellen, professionellen und qualitativ hochwertigen Ansätzen reagiert. Langfristiges Ziel ist ein umfassendes Netzwerk, das deutschlandweit für Kunden und Mitarbeiter gleichermaßen attraktiv ist.

Kolja Gärtner: Ja, das ist unsere Marschrichtung. Ganz wichtig ist für uns dabei, dass wir unsere Werte immer beibehalten werden. Wir möchten weiterhin als aufblühendes, dynamisches Unternehmen wahrgenommen werden, das sowohl mit Schnelligkeit als auch durch ein Arbeitsumfeld punktet, in dem sich Mitarbeiter wohlfühlen und entfalten können. Eine weitere Idee, die wir perspektivisch verfolgen, ist es, unser Angebot noch breiter aufzustellen – etwa durch die Vermittlung von Fachkräften in andere Bereiche wie Sicherheit oder Gebäudereinigung.

Ben Kiehl: Natürlich soll unsere Firma wachsen. Was wir dabei nicht aus dem Auge verlieren werden, ist ein nachhaltiges und verantwortungsvolles Handeln. Ob es darum geht, den Fachkräftemangel in verschiedenen Branchen abzufedern oder jungen Menschen eine flexible Möglichkeit zu bieten, Geld zu verdienen – wir wollen ein Unternehmen bleiben, das einen positiven Einfluss nimmt.

Vielen Dank für die spannenden Einblicke in euer Unternehmen! Es ist beeindruckend zu hören, mit wie viel Leidenschaft und Energie ihr SmartStaff4You führt. Unternehmer Deutschlands wünscht euch weiterhin viel Erfolg!

Kolja Gärtner: Danke euch! Es hat wirklich Spaß gemacht, unsere Geschichte zu teilen.

Ben Kiehl: Auch von meiner Seite vielen Dank für die Einladung und den interessanten Dialog!