Olaf Schaefer der HR Recruitment & Interim AG im Interview: “Bei uns übernehmen echte HR-Profis die Vermittlung von HR-Profis”

In vielen Unternehmen mit einer eigenen Personalabteilung kommt es immer wieder zu Herausforderungen, sobald dort Stellen neu zu besetzen sind. Die Gründe für die Entstehung von Vakanzen in HR-Abteilungen sind vielfältig, aktuell oftmals resultierend aus der Digitalisierung, dem Fachkräftemangel oder dem Ausscheiden von älteren Mitarbeitern der sogenannten Babyboomer-Generation.

Üblicherweise sind die betroffenen Firmen zunächst bemüht, die Ausfälle intern zu kompensieren. Dabei wird allerdings übersehen, dass die dadurch entstehenden Umstrukturierungen schnell dazu führen können, dass sich der Druck auf das gesamte HR-Team eklatant erhöht. Ein höheres Arbeitsaufkommen mit der Notwendigkeit zur Akzeptanz von Überstunden birgt die Gefahr, dass sich kompetente und zuverlässige Mitarbeiter überraschend anderweitig orientieren und den Arbeitgeber wechseln.

Olaf Schaefer und sein Team der HR Recruitment & Interim AG unterstützen Unternehmenin solchen Situationen, auch kurzfristig. Mit seiner Hilfe finden sich innerhalb kurzer Zeit fach- und sachkundige neue HR-Profis, sei es nun zur Festanstellung oder als HR Interim Manager.

Im exklusiven Interview hat er darüber gesprochen, warum eigene HR-Erfahrung bei der Vermittlung von HR-Fach- und Führungskräften eine essenzielle Rolle spielt und welchen Herausforderungen heute viele Firmen gegenüberstehen.

Olaf Schaefer – Mitgründer der HR Recruitment und Interim AG im Interview

Herzlich willkommen bei Unternehmer Deutschlands, Olaf Schaefer. Ihre Karriere im HR-Bereich begann vor bald 30 Jahren, Sie sind ein echter Experte auf diesem Gebiet. Sie wissen um die Funktion und Verantwortung von HR-Führungskräften und ihren Teams, kennen die Kommunikation von komplexen Zusammenhängen mit Chefetagen. Ihre Personalberatung, die HR Recruitment & Interim AG, welche sich auf die Vermittlung von HR-Fach- und Führungskräften spezialisiert hat, zehrt daher sicherlich von Ihren umfangreichen Erfahrungen als HR-Profi und Ihrer hohen Expertise. Vorab gefragt: Wie kam es überhaupt dazu, dass Sie sich in diesem Bereich selbständig gemacht haben?

Die Idee, eine spezialisierte Personalberatung mit Fokus auf die HR-Funktion zu gründen, entstand 2010, als ich nach fast 15 Jahren Festanstellung in die Selbstständigkeit wechselte. Damals wurde mir bewusst, dass es eine Marktlücke gab: Im Personalberatungsmarkt überwiegt eine Branchenspezialisierung. Seit Anfang der 2000er Jahre haben sich auch viele branchenunabhängige Beratungen mit Fokus auf Funktionen wie IT oder Finanzen etabliert. Reine HR-Experten gab es so gut wir gar nicht – zumindest fand sich damals definitiv keine einzige Beratung, deren Berater selbst eine umfassende, eigene Karriere in einer HR-Funktion vorweisen konnten und damit die Herausforderungen der Kunden aus eigener Erfahrung kennen.

Diese Lücke besetzen wir heute mit der HR Recruitment & Interim AG. Darüber hinaus kennen wir die speziellen Parameter, die mit Branche, Geschäftsmodell und Organisationsform und -größe zu tun haben, eben aus eigener Erfahrung.

Es ist nun mal ein deutlicher Unterschied, ob ich eine Personalleitung für einen soliden, familiengeführten Produktionsbetrieb mit Sitz im Allgäu brauche oder für den deutschen Pharmavertrieb eines Konzerns mit Hauptquartier in den USA. Der Personalleiter für das Werk agiert in einem Umfeld, in dem das reibungslose Laufen der Produktionslinien mit die höchste Bedeutung hat. Die Steigerung der Gesundheitsquote, wirksame Strategien gegen den Fachkräftemangel in gewerblich-technischen Berufen oder die Einführung neuer Schichtsysteme kann hier zum Beispiel im Fokus stehen.

“Eine Personalleitung für eine Pharma-Außendienstorganisation hat da ganz andere Themen zu bedienen – und das muss eine Personalberatung, die ihr Geld wert ist, nicht nur erkennen, sondern auch im Mandat zielgerichtet umsetzen können.”

Zusammen mit meinen Mitgründern, die ebenfalls eine langjährige HR-Karriere hinter sich hatten, haben wir diesen Ansatz in all unsere Standards und Praktiken integriert, wodurch unsere Kunden absolut zielgenau bedient werden.  Das kann dann schon mal dazu führen, dass wir nur wenige Personen vorschlagen, doch diese sind dann per se sehr gut auch auf die Parameter hin passend, die eben nur ausreichend praxiserprobte HR-Profis erkennen können.

Welches Alleinstellungsmerkmal resultiert aus dieser Entscheidung und damit in der HR Recruitment & Interim AG?

Ganz klar unsere eigene Erfahrung im HR-Bereich. Alle Berater der HR Recruitment & Interim AG haben als HR-Fach- und Führungskraft selbst in Festanstellung und als HR Interim Manager gedient. Wir wissen also genau, wovon wir sprechen – und das branchenübergreifend. Diese Expertise ermöglicht es uns, nicht nur mit unseren Kunden in ihrer Sprache zu sprechen, sondern ihre Bedürfnisse auch tiefgehend zu verstehen. Wir kennen die Herausforderungen, vor denen HR-Abteilungen stehen und können daher passgenaue Lösungen anbieten, die wirklich greifen.

Sie sprechen von passgenauen Lösungen, was wäre ein Beispiel dafür?

Nehmen wir einmal das Interim-Management. Wenn ein Unternehmen kurzfristig eine Vakanz im HR-Bereich überbrücken muss, ist Zeit ein wesentlicher Faktor. Wir sind in der Lage, innerhalb von 48 Stunden mehrere passende Profile vorzulegen. Wenngleich wir sehr schnell agieren, vernachlässigen wir dabei niemals, die Anforderungen des Kunden genau zu erarbeitenund somit auch die in den anstehenden Gesprächen mit HR Interim Managern den richtigen Fokus  zu setzen.

Wir hatten beispielsweise einen Fall, bei dem ein Kunde dringend einen Arbeitsrechtsexperten suchte. Durch gezieltes Nachfragen konnten wir jedoch herausfinden, dass es tatsächlich nicht um klassische arbeitsrechtliche Themen oder Probleme mit den Betriebsräten ging, sondern um die kompetente, pragmatische Beratung von in solchen Themen nicht gut aufgestellten Führungskräften im Produktionsumfeld.

Diese Re-Kalibrierung der Anforderungen hat es uns dann ermöglicht, eine wirklich exakt passende HR Interim Managerin zu finden, die viel Erfahrung mit eben genau diesen Herausforderungen im gewerblich-technischen Werksumfeld einbrachte.

Ein anderer Kunde brauchte einen HR Interim Manager mit HR-seitiger M&A-Erfahrung auf mittelständischer Käuferseite für die Phase vor der Zeichnung einer Vereinbarung mit einem Großkonzern. Genau solch eine Person hatten wir dann innerhalb von 48 Stunden parat und sie hat das Mandat auch bekommen.

Welchen Herausforderungen stehen Sie regelmäßig gegenüber, wenn es um die Besetzung von Stellen in Personalabteilungen geht?

In unserer täglichen Arbeit mit HR-lern, HR-Führungskräften und Geschäftsleitungen begegnen uns oft sehr stark ausgelastete HR-Teams, die nicht alle Kompetenzfelder abdecken können. Solche Ressourcen- und Kompetenzlücken behindern nicht nur die Unternehmen bei der Erreichung von Zielen, sondern auch die effektive Arbeitsweise der einzelnen Abteilungen. Leider zeigt sich in meinen eigenen Beratungsgesprächen auch immer mal wieder, dass ein Teil der Entscheider zu defizitorientiert denkt und bei durchaus geeigneten Kandidaten vornehmlich auf wenige, subjektiv nicht optimal ausgeprägte Parameter schaut und diese dann die Meinungsbildung dominieren. .

Zudem muss es immer auch der Anspruch des Kunden sein, dass ein Personalberater die Attraktivitätselemente einer Rolle und des direkten Umfeldes sehr genau herausarbeitet. Genauso wichtig sind ein sehr gutes Verständnis für die Unternehmenskultur und für die Person der Führungskraft, an die die zu besetzende Position berichten wird. Es geht um die Passung in diese Kultur und um die Komplementarität der Persönlichkeiten zueinander.

In Summe handelt es um das Werteversprechen der Position, die Position Value Proposition, die meines Erachtens signifikant bedeutender für eine langfristig erfolgreiche Arbeitsbeziehung ist, als das Werteversprechen des Unternehmens, der viel zu indirekten Employer Value Proposition.

“In diesem Zusammenhang frage ich auch schon mal beim Hiring Manager nach: Warum ist es für jemanden attraktiv für Sie persönlich zu arbeiten und wie werden Sie diese Person bei ihren Herausforderungen und in ihrem Wachstum unterstützen?”“

Viele Ansprechpartner denken dann erstmal nach, sind sie es doch gewohnt, eher allgemein die Vorzüge des Unternehmens darzustellen. Das größere Potenzial bei der Werbung um neue Mitarbeiter liegt jedoch in der Ausgestaltung und authentischen Darstellung des direkten Beziehungsumfeldes. Denn es kommt auch heute immer noch oft vor, dass hochqualifizierte Kräfte bei einem Unternehmen anheuern, nur um später die Führungskraft infolge der viel zitierten Chemie zu verlassen. Wir unterstützen in solchen Fällen durch gezieltes Nachfragen bei der Erarbeitung von meist ja vorhandenen Elementen – und regen damit oft als Nebeneffekt auch weiterführende Überlegungen zu einer Weiterentwicklung der Organisationskultur an.

Um solche oder andere Mehrwerte zu generieren, bieten wir übrigens auch zusätzlich regelmäßige Webinare und individuelle Sparrings an, um spezielle Fachthemen auszuleuchten oder um aus der umfassenden Erfahrung unzähliger Mandate teilhaben zu lassen.

Ein enorm bedeutendes Fachthema zum Beispiel sind die Anforderungen, die sich aus der EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz ergeben; hierzu veranstalten wir Ende September mit zwei Fachexperten ein Webinar, um für die Herausforderungen und den Aufwand, der daraus entstehen wird, rechtzeitig zu sensibilisieren. Denn viele Geschäftsführungen und Personalleitungen haben das noch gar nicht auf der Agenda und laufen daher Gefahr, echte Wettbewerbsnachteile durch eine verspätete oder unzureichende Umsetzung zu erleiden.

Das ist wirklich eine breite Leistung, die Sie anbieten. Aber nochmal zurück zur Personalsuche für die HR-Funktion. Mangelt es hier an geeignetem Nachwuchs, oder ist es auch der demografische Wandel, der den HR-Arbeitsmarkt beeinflusst?

Beides ist richtig. Auf der einen Seite fehlt es an Nachwuchs – HR Jobs stehen in der Berufswahl nach wie vor abgeschlagen auf der Beliebtheitsliste, was meiner Ansicht nach auch an einer optimierungswürdigen Eigenvermarktung liegt. Auf der anderen Seite kommt eine Fachkräftemangel-Welle auf die Wirtschaft zu. Jetzt gehen die Babyboomer in Rente – das ist im HR nicht anders.

“Hinzu kommt erschwerend, dass es gerade in einer solch angespannten Arbeitsmarktlage deutlich mehr an Ressourcen- und Chancenorientierung braucht.”   

Denn leider beobachten auch wir, dass eine Öffnung gegenüber Personen ab einem gewissen Alter, mit bunteren Lebensläufen oder mit vermeintlich zu vielen Wechseln – die übrigens immer häufiger werden – noch Luft nach oben hat. Es gibt aber auch schon einige sehr schöne Gegenbeispiele, die Mut machen und gerne führen wir diese dann auch gegenüber eher kritischen Kunden an, was durchaus zu positiven Umdenken führen konnte.

Welche Herausforderungen sehen Sie aktuell im Bereich der Besetzung von  HR-Positionen und wie reagieren Sie darauf?

Der Nachwuchsmangel wird auch hier stellenweise immer dramatischer – gerade in Spezialdisziplinen wie der Entgeltabrechnung, der HRIT, beim HR Controlling oder im Bereich Compensation & Benefits.

Gleichzeitig sehen wir bei den generalistischen Rollen, wie der Personalleitung, dem HR Business Partner oder den Recruitern derzeit einen starken Rückgang von offenen Stellen und HR Interim-Mandaten im Vergleich zu einem sehr hohen Niveau der Jahre 2021 bis teilweise auch 2023. Hier ist sozusagen das alte “Normal” zurück. Also kein Grund zur Panik, die teilweise in der HR-LinkedIn-Blase noch immer bespielt wird.

Das Pendel wird laut meiner Ansicht mittelfristig wieder zurückschlagen. Schließlich steht der HR-Bereich in vorderster Front, wenn es um die Mitgestaltung von Transformationen, um Strategie und Umsetzung von Maßnahmen gegen den Fachkräftemangel, um Ideen für die Befähigung von geringer qualifizierten Arbeitskräften oder um die Gestaltung von sicht- und spürbar attraktiven und leistungsfördernden Arbeitsumfeldern für die gesamte Bandbreite der so unterschiedlichen Rollen und Lebensmodellen einer Belegschaft geht. Die Herausforderungen bleiben daher erhalten und die Gestaltungsmöglichkeiten sind nach wie vor vielfältig.

Wir beobachten jedoch auch eine gewisse Ermüdung der Personaler inmitten sehr anstrengender multipler Krisen. Ein hoher Anteil der HR-Profis ist bereit zu einem Wechsel und / oder mental-energetisch ausgelaugt, wie auch der renommierte Bundesverband der Personalmanager in einer der HR-Thesen 2024 sagte.

Wir begegnen diesen Themen unter anderem durch kontinuierliches Netzwerken innerhalb der HR-Szene, um mit dem Puls an den Bedarf und Herausforderung sehr schnell auf Kundenbedarfe mithilfe unseres stets aktuell gehaltenen Kandidaten- und Freiberufler-Pools reagieren zu können.

Zudem sind wir auf HR-Veranstaltungen wie der KI-X zur KI im HR, beim HRBarCamp in Berlin, beim Personalmanagementkongress des BPM, der Zukunft Personal Europe, nur um einige zu nennen.

Und wir sprechen stets auch aus perspektivischen Gründen mit vielen Kandidaten, die sich auf ein Mandat beworben haben, dafür aber nicht infrage kommen. Das macht in dieser Intensität meines Wissens nach keine andere Personalberatung.

Weiterhin stehen wir in regelmäßigem Kontakt mit vielen HR Interim Managern unseres Pools. Für unsere Branche ungewöhnlich sind auch unsere Sparrings, die wir all unseren Kontakten anbieten und welche auch gern mal in die fachliche Richtung gehen können. Unter anderem für Themen, die erhebliche Aktivitäten vom HR-Bereich einfordern, wie z. B. Künstliche Intelligenz oder, wie schon angesprochen, die EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz.

Wie gehen Sie eigentlich vor, um, wie vorhin angesprochen, in 48 Stunden, die richtigen Kandidaten für Interim Mandate so schnell zu identifizieren können?

Die Grundlage dafür bildet das schon erwähnte tägliche Netzwerken des gesamten Teams der HR Recruitment & Interim AG. Hierüber, wie über ergänzende Maßnahmen, halten wir unseren Pool an derzeit ca. 1.700 HR Interim Managern kontinuierlich aktuell, was auch qualitative Elemente einschließt, wie die Abfrage von schriftlichem Kundenfeedback im Kontext mit Mandaten.

Zudem selektieren wir sehr konsequent Personen aus, die wir aus verschiedenen Gründen für ungeeignet halten und sprechen sie nicht (mehr) auf Mandate an. Besonders hervorragende Interimer – und davon gibt es glücklicherweise eine Menge – kontaktieren wir natürlich präferiert und immer wieder.

Hierbei hilft uns unter anderem die eigene HR-fachliche Kenntnis über HR-Rollen und HR-Modelle, aber auch das Wissen um erfolgsunterstützende wie auch -verhindernde Methoden und Verhaltensweisen im HR Interim Management sowie über die Spezifika bestimmter Organisationsformen und -größen und Geschäftsmodelle.

Wenn wir ein Interim-Mandat erhalten, machen wir zunächst eine präzise Bedarfsaufnahme inklusive Kontext und sehr konkreter Zielsetzungen mit dem Kunden, die wir in einer Kurzbeschreibung über das Mandat zusammenfassen. Bei der Suche greifen wir vor allem auf die Datenbank im eigenen Kopf, das Schwarmwissen des Teams und auf unsere interne Datenbank zurück.

Das ermöglicht uns, in kürzester Zeit freiberufliche HR-Profis zu identifizieren, die nicht nur die benötigten Qualifikationen mitbringen, sondern auch von der Persönlichkeit her in das spezifische Umfeld des Kunden passen, zeitnah zur Verfügung stehen und sich im Budgetrahmen des Kunden bewegen. Diese erhalten die schriftliche Kurzbeschreibung, auf deren Basis wir dann die potenzielle Passung zum Mandat im persönlichen Gespräch vertiefen. Dieses Vorgehen minimiert das Risiko von Fehlbesetzungen erheblich.

Innerhalb von etwa 48 Stunden schlagen wir so generierte Kandidaten unseren Kunden vor – meist sind das drei bis vier Profile – und der trifft dann im Rahmen eines persönlichen Austauschs – zumeist per durch uns begleitete Videokonferenz – die finale Entscheidung zur Beauftragung.

Geht es um ein Mandat für eine Festanstellung, ist das Vorgehen vom Prozess her ähnlich, jedoch im Vergleich zum sehr schnellen Interim-Geschäft signifikant intensiver und deutlich länger.

Gibt es in Ihrer Arbeit bestimmte Werte, die Sie bei jeder Ihrer Tätigkeiten vertreten?

Definitiv. Wir verstehen uns als Netzwerker, Beziehungs-Anmoderatoren und Sparringspartner. Am Ende sind es die Protagonisten, Kunde und Kandidat bzw. HR Interim Manager, die entscheiden, ob sie zusammenpassen und eine Beziehung für Lösungen zur Optimierung organisatorischer Leistung auf eine unbefristete oder vorab terminierte Zeit eingehen wollen.

Deshalb gehören Werte wie Aufrichtigkeit, Integrität, Geradlinigkeit, Transparenz in alle Richtungen, Respekt und Verbindlichkeit selbstverständlich zu den Leitlinien unseres Handelns.

In diesem Kontext ein Tipp für Unternehmen: 

“Das Entscheidende ist das Erleben, nicht nur Employer Branding.“

Denn gelebte Werte, die Kompetenz und den Respekt, den ich in einem Unternehmen erleben kann, ergeben den Treibstoff für eine hohe Motivation, eine produktive Dynamik in allen Bereichen und – ganz unromantisch ausgedrückt – Ergebnisse.  Denn um die geht es am Ende im unternehmerischen Kontext nun mal.

Vielen Dank für diese klaren Worte. Zum Abschluss noch eine persönliche Frage an Sie: Was treibt Sie in Ihrer täglichen Arbeit mit den Kandidaten und Unternehmen an?

Wir verändern das Leben von Menschen – direkt das von Kandidaten, indirekt nehmen wir mit den Besetzungen, die wir moderieren, einen Einfluss auf die Aufstellung der HR-Funktion unserer Kunden, auf die HR-Strategie und die Unternehmenskultur.

Das ist eine erhebliche Mitverantwortung, Ehre und Verpflichtung zugleich. Zudem bekommen wir immer wieder tolles Feedback – so sagte heute eine Kundin (CEO) zu mir,  die in ihrem Job seit 16 Jahren arbeitet, dass sie dank unserer Hilfe bei der Personalsuche das erste Mal in dieser Zeit den Eindruck hat, wirklich aus den Besten auswählen zu können.

Wenn es sich für solch ein Feedback nicht lohnt, jeden Tag diesen Job zu machen, was dann?!